Örgütlerde İnsan Kaynakların Planlaması

Yazan : Unknown 1 Nisan 2015 Çarşamba

Planlama sürekli değişkenlik gösteren çevremizde, kendileri de zamanla değişecek olan amaç ve geleceğe dönük hedefler ile bunlara ulaşma yollarını, seçeneklerini de gözeterek belirleme sanatıdır. Amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirme niteliği taşıyan bilinçli bir süreçtir. Başka bir deyişle neyin, ne zaman, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırarak bulunduğumuz yer ile varmayı tasarladığımız yer arasında ilişki kurmaktır.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI KAVRAMI

İnsan kaynakları planlaması ilk akla geldiği biçimde bir işletme için sadece gerekli insan kaynağının sayısının belirlenmesi olarak ele alınmamalıdır. İnsan kaynakları planlaması kavramı çok daha kapsamlı bir yapıya sahiptir. İnsan kaynakları planlamasının temel bakış açısı, kurumsal kaynak planlamasının insan kaynağı boyutunu, personel hareketinin planlanmasını, yükseltimin planlanmasını, işe alma ve emekliliklerin planlanmasını hatta eğitimin planlanmasını kapsamaktadır. İnsan kaynakları planlaması bir örgütün gelecekteki personel ihtiyacını tahmin etme ve ihtiyaç duyulan personelin tam sayısını ve tipini gösterecek programların planlanması sürecidir.

Etkili bir insan kaynakları planlaması örgütün başarısının temel taşıdır. İdeal olarak planlamanın diğer insan kaynakları etkinliklerinden önce yapılması gerekmektedir. İnsan kaynakları planlamasının etkili olması insan kaynakları yöneticisinin planlama yöntemlerini örgüt ihtiyaç ve kaynaklarına uygun olarak kullanmasına bağlıdır. Birçok işletme üretim, satış, reklam gibi konularda ayrıntılı planlar yaparlar. Bir örgütün başarısı, stratejik bir yaklaşımla hazırlanan insan kaynakları planlamasının diğer planlara eklenmesine bağlıdır. İnsan kaynakları planlaması yapıldığında örgütün o andaki ve gelecekteki personel ihtiyacı saptanıp gereksiz zaman ve para harcamalarından kaçınılabilir.

İnsan Kaynakları Planlamanın Süresi

İnsan kaynakları planlama örgütün planlama süreciyle yakından ilişkili olduğu için zaman çerçevesi örgütsel planlarla bağlantılı olarak ele alınmalıdır. Örgütsel planlar genellikle kısa (0-2 yıl), orta (2-5 yıl), ya da uzun (5 yıllan fazla) dönemli olarak sınıflandırılır. İnsan kaynakları planları da örgütsel planlara paralel hazırlanmalıdır. Bir örgüt insan kaynakları planlamasını tam anlamıyla yapmaya yeni başlıyorlarsa öncelikle kısa dönemli planlar yapabilirler. İnsan kaynakları planlaması konusunda deneyim kazandıkça ve daha karmaşık ihtiyaçları oldukça orta ve uzun dönemli planlara da yöneleceklerdir. İdeal olanı, bir örgütün her zaman grubuna göre plan hazırlamasıdır.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI SÜRECİ

İşletmelerin para (sermaye), ham madde, araç ve gereç planlaması konusunda gösterdikleri dikkati emeğin yani insan kaynağının planlanması konusunda göstermemeleri dikkat çekicidir. Oysa üretim işlevinde emeğin etkin ve verimli kullanımı yaşamsal bir önem taşır. İnsan kaynakları planlaması işletmenin gelecekteki insan kaynağı arz ve talebinin sayısal ve nitelik olarak tahmin edilmesidir. İşletmelerin İnsan kaynağı arzı, belli bir dönemde, çalışan tüm personelin sayı ve nitelik olarak durumudur. İşletmelerin insan kaynağı talebi ise, belli bir dönemde sayı ve nitelik olarak ihtiyaç duyulan insan kaynağıdır. İnsan kaynakları planlamasının temel amacı, gereken sayıda ve nitelikte insan kaynağını, istenen zamanda ve yerde hazır bulundurma uğraşına veri sağlamaktır.

Planlanan süre içinde işletmede meydana gelecek insan kaynağı hareketlerini tahmin edebilmek için öncelikle stratejik planlara bakılır. Bilindiği gibi stratejik planlar, dış çevredeki değişiklikler ile işletmenin hedeflerini uyumlaştıran uzun vadeli planlardır. İşletmenin gelecekte öngördüğü yatırımları, pazar payı, sektördeki konumu, ürün çeşitlemesi, teknoloji düzeyi, rakip firmalarla bağlantıları, büyüme ve gelişme derecesi, müşteri profili ve mamullerinin kalite düzeyi gibi konular stratejik planların içeriğini oluşturur.

İnsan kaynağı planlaması yapan personel uzmanlarının örgütün çevresinde meydana gelebilecek değişiklikleri önceden tahmin etmeleri oldukça zordur. Kısa süreli değişiklikleri kestirmek nispeten mümkün olsa bile, uzun sürede çevresel değişiklikleri tahmin edebilmek bazen olanaksız hale gelir.

İşletmelerin gelecekte ki insan kaynağı talebini belirleyen işletme dışı ve içi faktörler şöyle özetlenebilir;

İşletme dışı faktörlerden ilki olan ekonomik değişiklikler insan kaynağı talebini yakından ilgilendiren, işletmenin kontrolü dışında gelişen ve tahmini zor olan işletme dışı faktörlerden biridir. Sosyal, politik ve yasal değişiklikleri önceden tahmin etmek ekonomik değişikliklere kıyasla daha kolaydır. Ancak, bu değişikliklerin insan kaynağı talebini nasıl etkileyeceğini çoğu zaman kestirmek zor olur. Toplumların sosyal yönden gelişmeleri bir takım sosyal güçlerin doğmasına ve etkinlik kazanmasına yol açar. Bu nedenle sosyal yapıda meydana gelecek değişikliklerde işletmelerin gelecekteki İnsan kaynağı talebini etkileyici bir faktör olacaktır. İnsan kaynağı talebini etkileyen işletme dışı faktörlerden üçüncüsü, teknolojik gelişmelerdir. Yeni teknolojilerin kullanılması bir bölümde insan kaynağı talebini azaltırken (muhasebeci gibi), bir başka bölüme insan kaynağı talebini artırır (bilgisayar programcısı gibi). Rekabet koşullarındaki değişiklik de insan kaynağı talebini etkiler. Pazara yeni rakiplerin girmesi ve tam rekabet koşullarının oluşması üretimin artmasına, fiyatların düşmesine bu da insan kaynağı talebine yol açar.

İçsel faktörler işletmenin kendi süreçleriyle ilgilidir. İşletmenin aldığı stratejik kararlar İnsan kaynağı planlamasını en çok etkileyen kararlardır. İnsan kaynağı planlarının hazırlanmasında bütçelerden büyük ölçüde yararlanılacaktır. Çünkü bütçeler kısa sürede, işletmenin faaliyet hacmini belirler. Söz konusu faaliyet hacmi ise insan kaynağı talebini etkileyecektir. Gelecekte işletmenin satış ve üretiminin durumu da insan kaynakları planlarında etkilidir. İşletmelerin yeni faaliyet alanlarına girmesi, üretim biçimini ve yapısını değiştirmesi veya başka işletmelerle birleşmesi türünden kararlar alması insan kaynakları planları üzerinde etkili olacaktır.

İnsan Kaynağı Arzının Tahmini

İnsan kaynakları planlamasının ikinci aşaması planlanan dönemde insan kaynağı arzının tahmin edilmesidir. Yukarıda değindiğimiz gibi insan kaynağı arzı, işletmede çalışanların sayı ve nitelik olarak yapısıdır. Bu aşamada elimizdeki insan kaynağı incelenir. İnsan kaynağı arzının bulunmasındaki amaç, planlanan dönemde tahmin edilen insan kaynağı hareketlerinin işletmede mevcut insan kaynağı ile karşılanıp karşılanamayacağını belirlemektir. Planlamacı insan kaynağı arzını belirlemek için bazı araçlara başvurur. Bu araçlar; örgüt şemaları, insan kaynağı envanteri, Personel devir oranı ve devamsızlık oranıdır.

Örgüt Şeması

İşletmede çalışanların pozisyonları, yetki ve sorumluluk sınırları ve yükselme olanakları örgüt şemasından izlenebilir. Ancak bunun yapılabilmesi için örgüt şemasının mevcut durumu yansıtması gerekir. Planlamacı gerekirse işe örgüt şeması çıkararak başlamalıdır.

İnsan Kaynağı Envanteri

İşletmenin personel arzını (mevcudunu) sayı ve nitelik olarak irdeleyen bir çalışmadır. İnsan kaynağı envanteri mevcut personeli birtakım kriterlere göre irdeleyerek insan kaynağının profilini ortaya çıkarır. Planlamacı bu bilgilere bakarak gelecekteki insan gücü gereksinimini işletme içinden karşılayıp karşılayamayacağını belirlemeye çalışır.

Personel Devir Oranı

Belli bir dönemde çeşitli nedenlerle (ölüm, iş kazası, emeklilik, işten ayrılma, işten atılma vb.) işletmeden ayrılan personelin sayısını yüzde olarak gösterir. Genellikle bir yıllık dönemler için hesaplanır. A işletmesinin personel devir oranı varsayalım ki %15 olsun. Bu oran, hesaplanan dönemde, her 100 personelden 15 inin çeşitli nedenlerle işletmeden ayrıldığını gösterir. Personel devir oranı sadece işten ayrılan personel sayısını gösterir. Yerine yeni alınan personeli göstermez. Planlamacı geçmiş yılların (genelde beş yıl) dönüşüm oranları trendini dikkate alarak belirli varsayımlar altında planlanan dönemde ne kadar insan kaynağı kaybı olacağını belirler.

Devamsızlık Oranı

Devamsızlık izin ve yıllık tatiller dışında işe gelmesi programlanmış olan personelin işe gelmeme durumudur. Hastalık nedeni ile rapor alma, işe gelmeme, işe geç gelme, işten erken ayrılma, molalarda işi erken bırakıp işe geç başlama, çeşitli nedenlerle izin alma, işletme içinde olup görevinin başında bulunmama gibi faktörler devamsızlık kapsamı içinde yer alır. Devamsızlık işletmeler açısından önemli iş kayıplarına yol açar. Bu durum daha fazla personel ile çalışma zorunluluğu yaratır. İşletmelerin insan kaynağı kayıpları hesaplanan devamsızlık oranları ile bulunur. Planlamacı bu orana bakarak planlanan dönemde ne kadar insan kaynağı kaybı olacağını hesaplar. Kaybedilen insan kaynağı saati açısından devamsızlık oranı şöyle hesaplanır.

İnsan Kaynağı İhtiyacının Saptanması

İnsan kaynakları planlamasının üçüncü aşamasında insan kaynağı ihtiyacı tahmin edilir. Birinci aşamada, planlanan dönemde tahmin edilen insan kaynağı hareketleri ile ikinci aşmada tahmin edilen insan kaynağı arzı karşılaştırılarak insan kaynağı ihtiyacı belirlenir. İşletmelerin personel ihtiyacını farklı biçimlerde tanımlamak mümkündür. Bunlar gerçek, yedek, ek ve yeni personel ihtiyacıdır.

Gerçek personel ihtiyacı: İşletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için yapılması gereken işi fiilen gerçekleştiren insan kaynağı miktarıdır. Burada "olan personel miktarı" ile "olması gereken personel miktarı" eşitlenmeye çalışılır.

Yedek personel ihtiyacı: İşletmede devamsızlık nedeniyle ortaya çıkan insan kaynağı kaybını karşılamak amacıyla belirlenen personel ihtiyacıdır. Uygulamada yedek personel, gerçek personel sayısına ilave edilir

Ek personel ihtiyacı: Ek personel ihtiyacı genelde çeşitli nedenlerle personelin işten ayrılmasından kaynaklanır. Yukarıda değindiğimiz personel devir oranı işletmenin ek personel ihtiyacını belirlemede önemli bir kaynak oluşturur.

Yeni personel ihtiyacı: Bir işletmede yeni ya da ek yatırımların öngörülmesi, üretim teknolojisinin değişmesi, örgüt yapısının değiştirilmesi, üretim ve satış miktarlarında artış olması gibi faktörler yeni personel ihtiyacını doğurur.

İnsan Kaynağı İhtiyacını Tahmin Yöntemleri

İnsan kaynağı ihtiyacını tahmin edebilmek için farklı yöntemler geliştirilmiştir. Bu yöntemler sezgisel ve sayısal olmak üzere iki ana gruba ayrılabilir.

Sezgisel Yöntemler

Sezgisel yöntemler yöneticilerin deneyimlerine dayanan, planlamacılar açısından oldukça basit ve pratik yöntemlerdir. Yöneticiler insan kaynağı ihtiyacı konusunda uygulamadan gelen belirli bir bilgi birikimine sahiptirler. Her birim yöneticisi kendi biriminde çalışacak personeli sayı ve niteliklerine göre geçmiş deneyimlerinden yararlanarak belirleyebilir. Sezgisel yöntemlerin en büyük sakıncası, birim yöneticilerinin gereğinden fazla personelle çalışma isteğidir. Bu nedenle planlamacı inisiyatifi elden bırakmamalıdır.

Sezgisel modellere en yaygın örnek Delphi tekniğidir. Delphi tekniği. İnsan kaynakları yöneticisinin denetiminde yapılır. İşletmenin her bölümü için, bölüm içinde değişik basamaklarda görev yapan yöneticilere insan kaynağı tahminleri tek tek sorulur. Alınan bu bilgiler, İnsan kaynakları yöneticisi tarafından değerlendirilir, karşılaştırılır ve insan kaynağı tahminindeki sapmalar belirlenerek, aynı yöneticilere yeniden değerleme yapmaları için gönderilir. Bölüm içindeki tüm yöneticilerin gelecekteki insan kaynağı ihtiyacı konusunda görüş birliğine varmalarına kadar bu süreç devam eder.

Aşağıdan yukarıya (birim) öngörü yöntemi: Her birim ya da bölüm kendi personel ihtiyaçlarını öngörü eder. İdeal olarak yöneticilerin bazı verileri alırlar ve bunları kendi bakış açılarıyla birleştirerek öngörüde bulunurlar. Özet olarak, birim ihtiyaçlarının öngörüsünün toplamı örgütün gereksinim öngörüsüdür. İnsan kaynakları planlamacıları, birimlerden gelen öngörüleri özetleyip birleştirmeden önce gözden geçirirler.

Yukarıdan aşağıya öngörü: Deneyimli üst yöneticiler tarafından yukarıdan aşağıya yapılan öngörüdür. Bu uzmanlar, eğilimlerin nasıl olduğunu, işletme planlarını ekonomiyi ve diğer faktörlerin örgütün değişik düzeylerindeki ihtiyaca etkisini tartıştıkları toplantılar düzenlerler. Öngörüleri en iyi ve en kötü durum senaryoları oluşturarak en yakın biçimde belirlemeye çalışırlar.

Sayısal Yöntemler

Bu tür modeller tümüyle kantitatif tekniklere dayanır. En yaygın kullanılanları şöyle özetlenebilir:

İndeks hesabı: İnsan kaynağı ihtiyacının geçmişte elde edilmiş verilere dayanarak üretim, satış miktarı, pazar payı gibi değişkenlere indekslenmesidir. Sözgelimi, işletmedeki insan kaynağı sayısı ile toplam satış tutarı arasında anlamlı bir ilişki varsa, insan kaynağının, satışlara oranı bir tahmin yöntemi olarak kullanılabilir. Örneğin, geçmiş yıllardaki verilere göre A İşletmesinde satışların her 500 milyarlık artışında (enflasyon oranı dışında), Üretim Bölümündeki personel sayısının 5 kişi arttığını varsayalım. Bu durumda gelecek yıllardaki insan kaynağı talebi (diğer koşullar aynı kaldığı taktirde), işletmenin satış tahminlerine göre belirlenebilir.

İleriye Dönük Kestirim: Yöntem, belli varsayımlar altında geçmişteki ihtiyacın, gelecekte de aynı olacağı ilkesine dayanır. Oldukça basit bir yöntemdir. Örneğin, bir işletmede geçmiş iki yılda her ay ortalama 10 kişinin işe alındığını varsayalım. İleriye dönük kestirim yöntemine göre, şayet o işletmede gelecek yılda geçmiş iki yıla kıyasla önemli değişiklikler beklenmiyorsa, işletmenin gelecek yıl toplam insan kaynağı ihtiyacı 10 x 12 = 120 kişi olacaktır. Gerek indeks hesabı gerekse ileriye dönük kestirim yöntemleri ham yöntemlerdir. Çünkü bu yöntemler İnsan kaynağı talebini etkileyen faktörleri sabit varsayar. Oysa ekonomik, sosyal, yasal, teknolojik gibi değişiklikler insan kaynağı ihtiyacını doğrudan etkiler. Özellikle uzun süreli insan kaynağı tahminlerinde bu yöntemler planlamacıyı yanlış sonuçlara götürebilir. Bu nedenle insan kaynağı ihtiyacını belirlemede insan kaynağı talebini etkileyen faktörleri dikkate alan sayısal modelleri kullanmak gerekir. Ünitemizin amacını aşacağından burada söz konusu modellerin açıklamasına girilmeyecektir.

Bilgi olması açısından bu modellerin başlıcaları şöyle sıralanabilir:

Regresyon-korelasyon modelleri
Optimizasyon modelleri
Bireysel benzetim (simülasyon) modelleri
Global, deterministik benzetim (simülasyon) modelleri

İnsan Kaynakları Arz ve İhtiyacının Karşılaştırılıp Planlarının Hazırlanması

İnsan kaynakları arz ve gereksiniminin belirlenmesi karşılaştırılma yapılmasını ve bunların nasıl dengeleneceği konusunda karar verilmesini gerektirir. İnsan kaynakları arzının gereksiniminden az olması ile insan kaynakları arzının gereksinimden fazla olması durumunda yönetimin vereceği kararlar farklılık gösterecektir. İnsan kaynakları arzının gereksiniminden az olduğu bir durumda, işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek için mevcut personelin eğitilmesi, vardiya sayısının artırılması yada fazla mesai gibi seçenekler uygulamaya sokulabileceği gibi yeni personel alımı da tercih edilebilir. İnsan kaynakları arzının gereksiniminden fazla olması durumunda ise, fazla personelin maliyeti ile elden çıkarmanın maliyeti incelenir, işletmenin amaçlarında değişikliğe gidilip gidilemeyeceği ve öngörülen dönem içinde iş hacminde oluşabilecek artışlar, göz önüne alınarak karar verilmesi gerekir. Yapılan bu karşılaştırmalar sonucu, her pozisyonda ne kadar ve hangi beceri ve yeteneğe sahip personelin bulunmasının uygun olacağını belirten bir plan hazırlanmalıdır. Bu planda, planlama dönemi içerisinde gerçekleşecek veya ortadan kalkacak işler, dolayısıyla ihtiyaç duyulacak personel sayısı ve yeterlilikleri, elde bulunan personel sayısı ve yeterlilikleri, eğitim ihtiyacı gibi temel konular yer almalıdır.

Kaynakça

Tonus Zümrüt, 2013, Örgütlerde İnsan Kaynakları Yönetimi, Anadolu Üniversitesi Yayınları,