İnsan Kaynaklarında Bilgi Teknolojilerinin Yeri

Yazan : Unknown 24 Mart 2015 Salı

Teknolojinin içine girmiş olduğu gelişim süreciyle, daha önceki kayıtlarımızda bir çok kez bahsettik, günümüz tam bir bilişim çağına dönüşmüştür; istediğimiz an istediğimiz kişiyle çok ucuz bir ücret karşılığında görüşme gerçekleştirebiliyoruz. 100 yıl önce insanların bir umut diyerekten mektup gönderdikleri günden bu güne geliş elbette bu büyük gelişimin en büyük sembolü. Peki bu gelişim İnsan Kaynaklarına nasıl yansıdı? Bildiğiniz bir İK Yazılımı var mıdır? Varsa bu yazılımın fonksiyonları nelerdir, ne işe yarar?

Kurum içerisinde organizasyonel yapıyı korumak oldukça önemli konulardan birisidir, çünkü bu şekilde kim kimin müdürü, kim kime rapor veriyor rahatlıkla biliriz. Peki böylesine bir bilgi neden önemli? Aslında bütün birimlerin yöneticileri orada çalışanların şefi veya müdürü olduklarından dolaylı ve dolaysız olarak İnsan Kaynaklarına destek sunarlar, ve bu organizasyonel yapı sağlandığında müdürler ve yöneticilerle kolay bir şekilde etkileşime geçilip çalışan ile ilgili yapılması gerekenler yapılır. Buna rağmen bu yeterli değildir, şirketin aynı zamanda tüm çalışanların maaşlarını, yan haklarını, vergilerini, izin günlerini, yeteneklerini vs kontrol altında tutup, istediği zaman erişebilmesi için bir sisteme mutlaka ihtiyaç vardır. Örneğin Performans Yönetimi dediğimiz konu o kadar karmaşık bir konudur ki şirketler sadece bunun için yazılımlar veya portallar kullanırlar. Aynı şekilde Zaman Takibi de meşakkatli bir başka konudur, her çalışanın ne zaman işe başlayıp, ne zaman işi bıraktığından haberdar olmanız için bir sistem geliştirmeniz lazım. Büyük kurumlardan çalışana imza attırma pratiği artık geçerliliğini yitirmek üzere. Bu noktada ortaya parmak izi veya yüz tanıma ile zaman takibi sistemleri çıkmış durumdadır. Bunun yanında bu sistemlerin bir çoğu mobil cihazlarda da çalışarak departmana günün her anı kontrol imkanı sağlar. Buraya kadar bahsettiklerimiz BT’nin farklı bileşenleridir. Biraz yazılımlar üzerinde dursak fena olmayacak;

Daha önce İnsan Kaynakları Organizasyonu başlıklı yazımızda çalışanın kendi kendisini geliştirebileceği ve değerlendirebileceği sistemlerden bahsetmiştik. Bazı yazılımlarda herhangi bir bilgi birikimi veya bir eğitim olmadan kullanıcı bu programı kullanabilir, Bu programlar uzmanlık gerektirmeyen Kullanıcı temelli programlar sınıfına girerler. Bunun karşısında ise bazı programlar vardır ki bunları kullanmak için eğitim almanız gerekir, örneğin; Autocad, Photoshop gibi programlar mutlak bir eğitim gerektirir, karmaşık sistemlere sahip zor öğrenilen programlardır. Bunlara da Uzmanlık gerektiren programlar denilir.

Kullanıcı ve Uzmanlık Tabanlı Programlar

Kullanıcı tabanlı programların birçoğu çalışanlar tarafından kullanılır, uzmanlık gerektiren programlar ise sıklıkla konunun uzmanı kişi tarafından, departman sorumlusu tarafından kullanılır. Kurumun bir ödeme sistemi olduğunu düşünelim, bu sistemdeki bilgilerin korunması ve sürekli değerlenmesi gerekir. Bunu teknolojik bir sistem üzerinden olsa dahi yapmak hiç de kolay değildir. Aynı şekilde işe alım için kullanılan sistemler mutlak bir uzmanlık gerektirirler.Bu sistemlerin bazılar yönetimsel odaklıdır bazıları da değer yaratma (value creation) amaçlıdır. Örneğin kişinin banka hesaplarını, kimlik bilgilerini ev adresini koruması gereken sistem kullanıcı tabanlı kolay bir sistemdir ve yönetimsel bir araçtır, bir gelişim amacı taşımaz.

Uzmanlık gerektiren programların ise daha karmaşık olduğunu söyledik, bunu şöyle bir örnekle tazelemek mümkün olacaktır; Birçok iş başvurusu alan bir kurum düşünün, bu adayların tümünün öz geçmişlerini incelemek zorundadır. Adayın ikinci aşamaya geçip geçmeyeceği bile herhangi bir yazılım olmadan yapıldığında saatler hatta günler alabilir. Bu süreyi kısaltmak için bazı uzmanlık gerektiren yazılımlara ihtiyaç duyarız, ve bu sayede işi kısa bir zaman dilimine yayarak zaman ve kişisel güç tasarrufu yapmış oluruz. İç Hareketlilik konusu yine uzmanlık gerektiren bir program sayesinde kolaylıkla halledilebilir. Kurum içinde çalışanların bir bölümden bir başka bölüme geçmeleri veya expat olarak bir ülkeden başkar bir ülkeye transfer olmaları durumun bu yazılımlar yardımıyla kolayca yönetilebilir. Buraya kadar anlattıklarımızın tamamı Yönetimsel amaçlı programlardı bu programlar hem kullanıcı yani çalışan hemde Uzman yani departman sorumlusu tarafından kullanılabilen programlardı. Şimdi de Değer katma amaçlı yazılımlardan bahsedelim;

Değer Katma amaçlı yazılımlar

Burada yine kullanımı kolay olan ve olmayan iki çeşit programlar vardır. Kullanımı kolay olan programların çalışanlar tarafından kullanıldığını bir kez daha hatırlatmak önemli olacaktır. Örneğin Memnuniyet anketleri kurumun hangi yanlarının zayıf hangi yanlarının güçlü olduğunu ortaya çıkaran programlar ile kolayca yönetilebilir. Burada unutmamız gereken nokta, bu anketler çalışanlar tarafından herhangi bir bilgi ve eğitim gerektirmeden doldurur ve şirketin İK politikalarını gözden geçirmesi eksik yönlerini tamamlaması açısından bir uyarı olarak da algılanabilir. Aynı şekilde çalışanların performanslarını ölçmek için kullanılan sistemlerde hedefler çalışanlar tarafından girilir ve kullanımı kolay olan uzmanlık gerektirmeyen bir programdır. Online eğitimler yine çalışanın kendisini geliştirebileceği, kullanımı esnasında herhangi bir eğitim gerektirmeyen sistemlerdir. Bu sistemler yönetimsel amaçlı değil, değer katma, geliştirme, ve verimi yükseltme amaçlıdır.

Kurum içerisinden ve dışarısından toplanan verilerle bir yetenek havuzu oluşturmak bunları uygun oldukları zaman uygun yerlerde kullanmak ya da vakti gelince dışarıdaki yeteneği haberdar edip onu kurum bünyesine katmak uzmanlık gerektiren karmaşık bir sistem ile yönetilebilir ancak. Bir çalışanın kurumdan ayrılmak istediğini düşünelim, ve geleneksel anlayışa göre izlemesi gereken yolları sıralayalım;

İstifa mektubunu yazar
Bu mektubun aslını İk departmanına verir
İk Departmanı bu mektubunun bir kopyasını alarak Bölüm müdürüyle paylaşır.
Bölüm Müdürü bu mektubu alır ve yeni bir eleman talep ettiğini bir mektupla İK departmanına iletir.
İK departmanı yeni çalışanın alınması söz konusu mektubu alınca bu mektubu Muhasebe ve Bağlı olduğu yönetim ile paylaşır.
Yönetim alınacak personele onay verir ve bunu Muhasebeye bildirir.
Muhasebe Maaş belirler, bunu İK departmanına belirtir.
İK Departmanı bundan sonra iş ilanına çıkar.

Sadece bir personelin işten çıkması ve yerine yeni birisinin alınma kararı bile günler sürebilirdi fakat bu sistemler ve yazılımlar sayesinde artık saatler içinde dahi çözülebilecek bir sorun oldu. Bütün bunların yanında gelişen bu teknolojiyle görüşmeci mülakatını tablet veya bilgisayar üzerinden çeşitli programlar aracılığıyla yapabilir, buna da e-öğrenmenin bir parçası olan e-işe alma denir. Peki e-öğrenme nedir?

E-Öğrenme

Başındaki e harfinin nereden geldiğini merak ettiniz mi? Daha önce etmeyip de şimdi ediyorsanız Ethernet kelimesinin baş harfinden türetilmiştir. E-öğrenme, öğrenmek materyallerinin online sistemler üzerinden sağlanmasıdır. Bir portala veya yazılıma girişi yapılır, kullanıcı burada kendisine özel, kişiselleştirilmiş bir eğitim alır. Yani bu eğitimi almak için herhangi bir sınıf veya öğretici oluşmasını beklemez, Öğreticisi 24 saat hizmetindedir, sınıfı ise sadece kendisinden ibarettir. Her çalışan daha önceki durumuna göre değerlendirilir ve buna göre bir eğitim alır, bu yüzden çoğu çalışan birbirinden farklı konularda eğitim alırlar. Ayrıca aynı konular üzerinde bir eğitim aldıklarını düşünelim, çalışanların farklı zamanlarda müsait olabilecekleri göz önünde bulundurulunca, e-öğrenme sisteminin önemi daha da fazla ortaya çıkar.

Trendler

Kendi cihazını getir: Başlangıçta duyduğumda ben de şaşırmıştım, bir çalışan neden işi için kullanacağı cihazı kendisi sağlasın diye, fakat konu verimliliği arttırmak olunca yine akan sular durdu. Çalışanın şirketin mail sistemi yada verdiği cihazlara alışıp kullanımı öğrenmesi ve benimsemesi bazen yıllar alabiliyormuş, Bu yüzden çalışana kendi telefonunu, tabletini kullan biz de sana bunun parasını ödeyelim demişler. Hem şirket için hem de çalışan için faydalı bir gelişme.

Sosyalleşme: Bugün internette sosyal medyaya entegre olmuş, sürekli paylaşımlar yapan ve bu mecrayı aktif kullanan bir dolu şirket bulabilirsiniz ve bu şirketlere buralardan iş başvurusu dahi kabul ediyorlardır.

Akıllı Telefonlar: Her an her yerde mail kontrolleri, cevap yazabilme gibi işlevler sayesinde akıllı telefon günümüz İK yönetimlerinin değişmez uygulamalarındandır. Hatta ve hatta 3G sayesinde akıllı telefon üzerinden mülakatlar bile yapılır oldu. Bugün birçok firmanın akıllı telefonlar için uygulamaları vardır, bu uygulamalar üzerinden iş başvurusu kabul ediyorlardır.

Cloud: Verileri bilgisayarda değil de sanal bir disk üzerinde depolamaya yaran bir sistemdir. Bilgisayarın başına bir şey geldiğinde depoladığınız verilere bir şey olmaz, bu verileri tekrar bu sanal disk üzerinden kurtarabilirsiniz. İK departmanları bir felaket anında önlemini almak için mevcut çalışanlarının bilgilerini bu sistemler üzerinden korur ve yönetir. Ayrıca bu bilgilere istenilen her cihaz üzerinden istenildiği zaman rahatlıkla erişim sağlanabilir.