Değişim Yönetimi

Yazan : Unknown 6 Mart 2015 Cuma

Değişim bir kurumun ölçeğine, geçmişine ve faaliyet gösterdiği sanayi koluna bakmazsın yaygın bir şekilde karşı karşıya kaldığı önemli bir konudur.

Dünyamız hızlı bir şekilde değişiyor ve kurumlarda buna ayak uydurarak değişmek zorundadırlar. Değişim konusuna gereken önemi veren kurumlar bu işten gereken faydayı sağlarken, buna direnenler ise adeta yaşam mücadelesi vermektedirler.

Değişim yönetimi kelimesi günümüzde kurumların en fazla kullandığı kelimelerden olmuştur. Buna rağmen, kurumların değişimi nasıl yönettiği(nasıl başarı yakaladığı) işi doğasına, değişime ve buna dahil olanlara bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Önemli bir diğer noktası ise insanların bu değişim sürecini nasıl anlayıp benimsedikleriyle ilgilidir.

Organizasyonel değişimleri anlamak için önemli bir model Kurt Lewin tarafından gerçekleştirildi ve günümüzde, geçerliliğini korumaktadır. Geliştirdiği model Çözme(Unfreeze)- Değişim(Change)- Dondurma(Refreeze) olarak 3 aşamalı bir bir işlemden oluşur. Sosyal bilimci olduğu kadar iyi bir fizikçi olarak da tanınan Lewin organizasyonel değişimi buz kütlesinin yapısının değişimiyle açıklamıştır.

Lewin Modeli’ni anlamak

Eğer elinizde bir buz küpü var ve siz bunu huni şeklinde bir buza dönüştürmek istiyorsunuz. Ne yapmanız gerekir? İlk olarak buzu eritmeniz gerekir ki üzerinde bir değişiklik yapabilesiniz(çözme). Sonra eriyen suyu oluşturmak istediğiniz kalıba sokar(değişim). Ve son olarak oluşan bu kalıbın donmasını beklersiniz(dondurma).

Değişimin birbirinden farklı aşamalardan oluştuğunun farkına vararak bakılırsa, geçiş için nasıl bir plan yapılması gerektiği rahatlıkla ortaya konulabilir. Büyük bir çoğunlukla, insanlar değişime tamamen gözleri kapalı gidiyorlar ve bu da daha fazla karmaşa ve kaos getiriyor.

Değişim sürecine başlamadan önce mutlaka değişimin neden gerekli olduğunu anlamaya gerekir. Lewin’in de dediği, “Değişim için gerekli motivasyon, değişim sürecine başlanılmadan önce yaratılmalıdır.” Bu değişim başlangıcı olan çözme işlemidir.

Çözme(Unfreeze)

Değişim ilk safhası yeni bir işletim yolu inşa etmeden önce mevcut statükonun yok edilmesinin dahil olduğu, organizasyonu değişimin gerekli olduğunun kabulüne hazırlamayı içerir. Anahtar nokta ise mevcut gidişatın neden devam ettirilemeyeceği içeren zorlayıcı mesajı geliştirmektir. Bunun en kolay yolu değişime dahil olacaklara bazı somut veriler göstermektir; düşen satış gelirleri, zayıf finansal sonuçlar, kaybedilen müşteri memnuniyeti, anketler vb gibi. Bu şekilde gösterildiğinde büyük olasılıkla bütün paydaşlar değişimi kabul edecektir.

Kurumu değişime başarılı bir şekilde hazırlamak için, organizasyonun tam merkez noktasını hedef almanız gerekir; insanları oluşturan inançları, değerleri, davranışları ve alışkanlıklarıyla mücadele etmeniz gerekir. Bina ile bir benzerlik kurabiliriz; binanın mevcut dayanağını üzerine iyi araştırma yapmak ve hazırlanmak gerekir, bina üzerine yıkılacak yeni katları desteklemeyebilir; eğer bu hazırlık yapılmazsa binanın tamamı çökme riski taşır.

Değişimin bu süreci genellikle en zor ve en stresli olan bölümüdür. Değişime dahil olacak tüm paydaşları ve değişecek olan sistemi dengede tutmanız gerekir. Yaptıklarınız bazen insanlar da ters tepkiler oluşturabilir bu yüzden büyük sıkıntılar yaşanabilir, ama bu sürecin normal işleyişinin bir göstergesidir.

Organizasyonu kendi merkezinin yeniden incelenmesine zorlamakla, dönüşünde güçlü bir motivasyona sahip yeni bir kararlılık inşa edecek, kontrol altına alınmış bir kriz yaratmış olursunuz. Bu motivasyon olmaksızın önemli bir değişime sebebiyet verecek katılımı elde edemezsiniz.

Değişim (Change)

Çözme aşaması bir belirsizlik yaratırken, değişim süreci ise insanların bu belirsizliklerini çözmeye başlayacakları ve bunun için yeni yollar arayacağı bir süreçtir. İnsanlar harekete geçmeye inanacak ve kendilerini yeni bir limana sürükleyecek yelkene yol açacaklar.

Çözme sürecinden değişim sürecine olan geçiş kesinlikle bir gecede olup bitecek bir şey değildir; insanların yeni bir yola girecek olmalarına olan bağlılıklarını oluşturmak ve değişime aktif bir şekilde katkı sunmaları zaman alacaktır.

Değişikliği kabul etmek ve başarılı bir değişime katkı sunmak için insanların bu değişimin kendilerine nasıl bir fayda sağlayacağını anlamaları gerekir. Kimse değişimin sadece gerekli bir şey olduğu ve sadece şirketin faydasına olacağını bilerek değişimde rol almak için sıraya girmez. Bu değişim sürecinin yaygın gizli bir tehlikesidir. Ayrıca mevcut durumdan faydalanan bazı insanlar değişimden büyük bir yara alacaklardır. Bunların değişimin getireceği faydaları anlamaları uzun bir süre alabilir. Bu durumları tahmin etmek ve iyi yönetmek gerekir.

Zaman ve iletişim, meydana gelecek değişimi başarıya taşıyabilecek iki önemli faktördür. İnsanların bu değişimi anlamaları için zamana ihtiyaçları vardır ve geçiş dönemi boyunca kuruma sıkıca bağlı olduklarını hissetmeleri gerekir.

Dondurma (Refreeze)

Değişimler şekillenmeye başlayınca ve insanlar yeni çalışma yollarını kanıksayınca. Kurum dondurma için hazır durumdadır. Dondurma süreci aynı zamanda insanlara ve kurumlara değişimleri içselleştirmeleri için yardımcıdır. Yani bu şu demektir; değişimlerin kurumsallaştırılması ve bundan sonra her iş gününde kullanıyor olmasını dondurma süreci kesinleştirir. Bu yeni stabil durum sayesinde çalışanlar da yeni iş üsluplarında kendilerini daha güvende ve rahat hissederler.

Değişen her dünyada yeni bir stabil durum duygusu yaratma gerçeği sık sık sorgulanır hale gelmiştir. Değişim her kurum da olumlu bir konu olarak gösterilse de, dondurma süreci önemini hala muhafaza etmektedir. Değişim süreci olmazsa çalışanlar, işlerin nasıl yapılacağı veya hiç bir şeyin tam kapasitede yerine getirilememesi gibi geçiş tuzaklarına yakalanırlar. Dondurulmuş bir durumun yokluğunda bir sonraki değişim süreciyle baş etmek oldukça zordur. Bundan önceki değişikliklerin benimsenmediği bir noktada insanları yeni bir değişimin gerekliliğine ikna etmek imkansızdır. Değişim sadece değişim için algılanacak ve gerekli olan motivasyon muhtemelen orada olmayacaktır.

Bu Sistemi kullanmak için Pratik Adımlar

Çözme

1.Neyin değiştirilmesi gerektiğine karar verin.

Mevcut durumu anlayabilmek için organizasyonu inceleyin.
Değişimin neden yapılması gerektiğini anlayın

2.Üst yönetimden güçlü bir destek aldığınıza emin olun

Kurum içerisinde önemli pozisyonlardaki çalışanlardan destek almak ve onların ne yapacaklarını tanımlamak için mutlaka bir iş paylaşımı analizi yapın.
Konuyu kurumun en önemli meselelerinden birisi olarak ele alın.

3.Değişim için ihtiyaç yaratın.

İnsanları değişimin kaçınılmaz olduğu konusundaki mesajlarla harekete geçirin.
Kanıtlarla bu mesajını destelemek için vizyonunuzu ve stratejinizi kullanın.
“Niçin” kelimesinin üzerinde durun.

4.Şüpheleri ve merakları anlayın ve yönetin

Değişimi başlatmak için çalışanların meraklarını ve endişelerini dinleyin

Değişim

1.Sık sık iletişime geçin.

Değişimin uygulaması ve planlaması için paydaşlarla sık sık iletişim içerisinde olun
Faydalarını açıklayın.
Değişimin herkesi tam olarak nasıl etkileyeceğini açıklayın.
Gelecek olan değişime herkesi hazırlayın.

2.Dedikoduları bertaraf edin.