İK Organizasyonu

Yazan : Unknown 19 Mart 2015 Perşembe

Kurumların önemli birimlerinden birisi olan İnsan Kaynakları departmanı dediğimizde, bu bölümlerde yalnızca bir kişinin çalıştığı aklımıza gelir ve işe alım, ücretlendirme, performans yönetimi, yetenek yönetimi gibi konuların tek bir kişi tarafından idare edildiğini düşünürüz. Küçük ölçekli işletmelerde aslında bu kanı biraz doğrudur, ama büyük kurumlara geçildiğinde İK kendi içerisinde bölümlere ayrılır. Genel açıdan baktığımızda İK kurumlar içerisinde gerçekten önemli işlevi olan ve profesyonel bir şekilde yönetilmesi gereken, değişik departmanların birleşmesiyle oluşan koca bir alandır. Gelişen teknolojinin yanında İnsan Kaynakları işleyişi de bu trende ayak uydurarak bir değişim içerisine girdi.

Küresel Organizasyonlar

Tek bir bölgeden yönetilen bu organizasyonların mutlaka bir merkezleri vardır. Bu merkezler genellikle kurumun kurulduğu yerde bulunur, ama zaman zaman ticari sebepler dolayısıyla başka bir noktaya da taşınabilir. Ana yönetim kadroları ise bu merkezde bulunur. Bu merkezlere bağlı ana kollar vardır, bunlar genelde kıta isimleriyle adlandırılırlar; Avrupa, Asya Pasifik, Güney Amerika vb. Bu kollara bağlı da kimi müdürlükler, ülke yönetimleri ve iştirakler bulunur. Bunların hepsi birlikte küresel bir organizasyonu meydana getirir. BU kurumların hepsi merkeze rapor verir ve her birisinin ayrı İK Uzmanları vardır.

Uluslararası

Kuruluşlar ilk kurulduklarında doğal olarak bölgesel olarak kurulur, büyür ve gelişirler. Daha sonra yurt dışında bir müşteri bulunur ve müşteri bulunan ülkeye de hizmet sunmaya başlar, expatlar görevlendirir. Bu Expatlar bazen ana vatandan başka bir ülkeye giden kişiler olurlar.

Çok uluslu

Kurum Daha fazla büyür ve dünyanın farklı ülkelerinde iştiraklerini oluşturur.Bu iştirakler büyüdükçe daha fazla İK çalışanına ihtiyaç duyarlar. Çok uluslu şirketlerde İK birimleri merkezin dışında tamamen otonom bir yönetilir. Merkezin yöntemlerine kendilerini uydurma zorunda hissetmezler. Merkezden bağımsız olarak, kendi işe alım yöntemleri, performans yönetimleri vb vardır. Bu bütün şirketler ve bağlı bulundukları yönetimlerde böyledir. O ülkedeki mevcut tüm farklılıklar İK işleyişine yansıtılır, çünkü ülkelerin çalışma şekiller kanunlarına, ülkenin durumu ve coğrafyası gibi parametreler altında değişiklik gösterir.

Küresel kurumlarda yurt dışı yoktur, dünya tek bir piyasa olarak görülür. Küresel integrasyonu sağlamak açısından kendisini tek bir kurum olarak görür.

Yönetim konusunda merkeze bağlı bu yönetim birimleriyle merkez arasında çalışma prensibine dayalı farklılıklar baş gösterir. Örneğin, üretim kısmına alınacak bir çalışan mutlaka bölge yönetimi tarafından değerlendirilmelidir bu noktada İK’nın yapacağı ise aday için ilana çıkmak, uygun adayları tespit etmek ve bu listedeki isimlerle yöneticiler arasında bir bağlantı kurmak ve onlara görüşme imkanı sağlamaktır. Peki Kıdemli çalışanların maaşları çalışılan bölge mi yoksa merkez tarafından mı belirlenir? Ana merkez tarafından belirlenir

Transnasyonal

Yönetim bazında bazı farklılıklar vardır yani yapılanlar ne tam anlamıyla küresel ne de yereldir. Hangisi şirketin işine geliyorsa o uygulanır.

Küresel integrasyon ve yerel farklılık arasında bir çatışmanın olduğu gayet açıktır. Bu ikisi bir zıtlık bildirmez aksine önemli olan ise bunları birleştirip o şekilde bir fayda sağlamaktır. Transnasyonal yaklaşım ise kurumun çıkarlarına en uygun düşen uygulamanın pratik edilmesine dayalıdır.

İK çalışanı ne yapar veya kurumun daha çok hangi faaliyetine hizmette bulunur? İK Çalışanının görevleri temelde üç önemli nokta bağlantı halindedir. Bunların ilki yönetimsel faaliyetlerdir; iş sözleşmesi hazırlar, iş ilanlarına çıkar, adayları ön seçimden geçirir. Bunlar hepimizin bildiği tüm İK çalışanlarının yaptığı günlük işlerdir, fakat görevleri bununla sınırlı değildir. Bunun yanında İK çalışanları destekleyici (supportive) bir faaliyet içerisinde de yer alırlar. Örneğin; kendisini yabancı dil konusunda eksik gören bir çalışan ilk olarak nasıl bir eğitim alması gerektiği konusunu İK departmanıyla paylaşır yada bir yönetici bünyesinde çalışan personelin işe sürekli sarhoş gelmesinin çaresini İK ile birlikte arar. Bu İK departmanının destekleyici yanıdır. Aynı zamanda İK departmanının danışman birim olarak da çalışır, örneğin; çalışan anketleri, piyasa ücret araştırması yapar.

Geleneksel bir İK departmanında çalışanlar çoğunlukla yönetim işlerini yapar ve biraz da destekleyici olarak çalışırlar. Zaman zaman danışmanlık desteği veren bu çalışanlar nadiren strateji noktasında bir çaba sarf ederler. Profesyonel olarak yürütülen bir İK departmanında ise çalışanlar yönetim işlerinin faaliyetlerinin büyük bir bölümünü kabul eder fakat tamamının bundan meydana geldiği reddederler. Destek ve danışmanlık bölümlerinde de sıklıkla yer alırlar. Strateji noktasında da önemli karar mekanizmalarında vizyon geliştirmek üzere bulunurlar, çünkü günümüz İK yönetimde kurumun ticari ilişkileri ve İK birlikte yürütülmesi gereken alanlardır. Bu yüzden İK çalışanının taşıması gereken bazı özellikler vardır ve bunlarla takımın önemli bir parçası olurlar;

Kibarlık; Genelde şirketlerin İK bölümlerine baktığımız zaman çalışanların şirketin en kibar ve en anlayışlı insanlardan meydana geldiklerini görürüz. İk çalışanı tüm çalışanların sorunlarını usanmadan dinlemeyi seven kişilerdir.

Polislik; Şirketin tüm kurallarının yerli yerinde uygulanıp uygulanmadığını kontrol eden kişidir aynı zamanda İK çalışanı. Örneğin Performans değerlendirmede çalışan için yorumlarını girmemiş bir yöneticiyi arayıp bunu gerçekleştirmesini rica ederler veya işine son verilen bir çalışanın işten çıkarılırken şirket prosedürlerini uyulup uyulmadığına bakarlar, uyulmuyorsa uyarırlar. Yani bir nevi polistirler.

Partner; Günümüz İK yönetiminde İK uzmanlığı tanımı giderek kayboluyor ve yerini İK Ticari Partner (HR Business Partner) tanımına bırakıyor. Bu noktada İK kurumun ticari faaliyetlerini de göz ardı etmeden, vizyon geliştirerek İK yönetimini yürütür.

Oyuncu; Gelecekteki ürün stratejileri hakkında karar veren İK yöneticisi, kurumun ticari faaliyetleri hakkında da düşünür. Yani İK yöneticisi şirketin sadece işe alımlarıyla ilgilenen bir çalışan değil aynı zaman da kurumun önemli bir oyuncusudur. Tabii ki günümüzde bu şekilde bir İK yöneticisi bulmak oldukça zordur.

Dave Ulrich/ İK Rol Modeli

Dave Ulrich, İKY konusunda çok önemli eserler vermiş bir profesör, İK departmanlarında hem stratejik hem de yönetim kanadında güçlü olmak gerektiğini savunur. Yani her ikisini de doğru yapmalıyız, birinden birinde fazla önem verip diğerini savsaklamamak gerektiğini vurgular. İk Yöneticisinin Kurumun gelecek dönemlerinde ticari faaliyetlerini geliştirmesi için çalışıp aynı zamanda gözlemlerde bulunması gerektiği konusunda hassasiyetle durur. İk Yöneticisinin yönetimsel olan işe alım, sözleşme, ücretlendirme vb gibi yönetimsel olan konularda iyi olması gerektiği gibi çevreyi ve piyasa koşullarını araştırmalı şirket için uygun olan şartları yaratıp çalışanları kuruma bağlı hale getirmelidir der Ulrich. Çalışanlarının motivasyonlarının yükseltilmesi konusunda İK Departmanının büyük bir rolü olduğunu belirtir. İnsan kaynakları yönetiminde daha önce de bahsettiğimiz üzere son yıllarda örneklerine pek de rastlamadığımız bir yönetim metodu ve iş görevi çıktığını belirttik. İK Ticari Partneri (HR Business Partner).

İnsan Kaynakları Yönetim Birimleri

Çalışanın organizasyonda herhangi bir sorunu olduğunda bunu paylaşacağı departman mutlaka İK olmalıdır ama bunu direkt olarak yöneticiye sormadan önce izlemesi gereken bazı adımlar vardır. Bu adımlar organizasyonda hem bir standardizasyon sağlayacak hem de İK üzerindeki gereksiz yükü almış olacaktır. Peki nelerdir bu adımlar?

Intranet: Şirketlerin kendi içerisinde oluşturdukları ağlar vardır, bu ağlar üzerinden çalışanlar birbirleriyle seri ve kolay bir şekilde iletişime geçebilirler. Ayrıca ağ üzerinde bulunan bölüm uzmanlarına da sorular sorabilirler. Gelişen teknolojiyle birlikte çalışanları bilgilendirmek üzere kurulmuş bu önemi web portallarında ayrıca şirket ile ilgili haberler de yer alır.

Sanal Asistan: Teknolojiden bahsetmişken hızla büyüyen kurumların internet sitelerinde bu uygulamayı bulmak da mümkündür. İnternet sitesinde belirli saatler de sizin soru ve cevaplarınıza anında cevap yazabilecek bir asistan sizin İK ile iletişime geçmeden sorununuzu çözebilir.

Online Servis: Bazı kurumlarda çalışanlar internet üzerinden bu servis ile kendi bilgilerine erişebilir, yöneticilerine notlar yazabilir, kendisine bağlı bulunduklarıyla iletişime geçebilir ve iletişim adres ve telefonlarını kendi başlarına düzenleyebilirler.

Intranet, Sanal Asistan ve Online Servis araçları çalışanın sorununa kendi kendi çözüm bulabilmesi açısından önemlidir. Bunlar çözüme ulaşmanın %70’ni oluşturur. Yukarıdaki yollardan çalışan sorununa çözüm bulamıyorsa, izlemesi gereken diğer adımlar;

Çağrı Merkezleri: Bilindiği üzere kurumun kullanmış olduğu belli bir telefon numarası vardır ve bu numara üzerinden çalışan gerekli aramayı gerçekleştirip, çağrı merkezi yetkilisine sorup bilgi alır. İK departmanı için iletişime geçen kişi farklı bir ülkede de yaşıyor olabilir. Eğer bu da çözüme ulaştırmazsa, ki buraya kadar mutlaka çözüme ulaşılmıştır, çünkü toplamda %90’lık bir kısmını geride bırakmış oluyoruz; çözüme ulaşmanın %20’lik kısmını da bu oluşturuyor,.

Geriye %5’i oluşturan İK personeliyle diyaloğa geçme ve son olarak %5 İK direktörüyle yapılacak görüşme kalır. Sonuç olarak kurumlar bunu bir standardizasyona oturtmak için böyle bir iş sıralaması izlerler.

İK Yönetimi belirli işleri standardizasyona oturtmak isterken, bazı noktalar bunun dışında kalıp adaya özel olabilir. Örneğin adayın Performans Değerlendirmesi, yapılacak iş teklifi, iş görüşmesi vb gibi konular tamamen adaya özeldir.

İK Organizasyon Modelinde Üç birim

Modern İK üç ana saç ayağı üzerine kurulmuş bir yönetim şeklidir; HR Business Partner, Uzmanlık Merkezleri ve Service Paylaşım Merkezleridir. İnsan kaynakları denildiği zaman aklımıza kocaman bir idare sistemi gelmelidir, altında barındırdığı bir çok ana kol vardır ve bu ana kolların hepsinin tek bir kişi tarafından gerçekleştirilmesinin zor olduğunu belirtmiştik. HR Business Partner dediğimiz kişinin her konuda genele bir fikri ve bilgisi vardır ama konunun profesyonel bir şekilde ele alınması için mutlaka bir uzman tarafından ele alınması gerekir. Yetenek yönetimi, Performans, ücretlendirme vb gibi konular Kurumların Uzmanlık merkezleri tarafından yürütülür, bazen de Servis Paylaşım merkezlerinden destek alınabilir. Bu uzmanlık merkezlerinde görev alan uzmanlar genellikle ana merkezde bulunurlar. Ayrıca Kurumlar dış kaynaklardan, yani danışmanlık şirketlerinden de bu konularda hizmet alırlar.

Dış kaynaklardan alınan hizmetin özellikleri

Odaklanma: Araba üreten bir şirketi düşünelim, Bu şirket İK konusuna daha fazla önem vermek yerine satış ve üretim konularında kendisini geliştirmek ve bu konularda yatırım yapmak isteyebilir.O yüzden bazı İK işlerine odaklanmayı kendisi değil de, başka bir kurumdan hizmet alarak sağlar.

Kalite: Dış bir partnerden alacağınız bir İK hizmeti kendi üreteceğinizden daha kaliteli olabilir, çünkü bu dış partner yardım alınacak konu hakkında uzmandır ve onun tek işi budur. Bu konuda profesyonellerden yardım daima kaliteli olacaktır. Ayrıca kurum içerisindeki İK departmanı da bu dış partneri kendisine bir rakip olarak görecek ve daha fazla performans sarf edecektir. Bu da verimi arttıracaktır.

Ücret: Ekonomik ölçekte diğer rakiplerle yarışmak için şirketin tasarruflarının önemi büyüktür. Böyle noktalarda şirketin kendi işi olmayan konularda dışarıdan yardım alarak sadece ihtiyacı olduğu zaman ödeme yapar. İnsan Kaynaklarında uzmanlaştırma gerektiren bu işlerde personel istihdam ederek daha fazla ve sürekli bir masrafa girmez.

Kaynakça:

Prof. Armin Trost ders notları http://www.armintrost.de/home.html